So wählen Sie die richtige eProcurement-Software für Ihr Unternehmen

Von der Beantragung elektronischer Einkäufe bis zur Bezahlung von Lieferanten ist die Beschaffung ein umfassender Prozess, der einen Großteil der täglichen Aufgaben eines Teams umfasst. Unternehmen, die sich auf das B2B-Geschäft spezialisiert haben, sind sich der Bedeutung eines ordnungsgemäßen Beschaffungsprozesses besonders bewusst. Darüber hinaus hat sich das Beschaffungswesen weit über die grundlegenden Erwartungen hinaus entwickelt, die früher festgelegt wurden.

Es gibt zwar viele Beschaffungssoftware-Optionen auf dem Markt, aber der Prozess zur Auswahl der besten Software, die zu Ihrem Unternehmen passt, kann anstrengend und überwältigend sein. Um Ihnen dabei zu helfen, eine Software zu finden, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, finden Sie hier fünf Schritte, die Sie durchlaufen müssen, um die richtige Beschaffungssoftware für Ihr Unternehmen zu finden:

Entscheiden Sie, welche Art der Beschaffung Sie nutzen möchten

Es stellt sich die Frage, welche der vielen Formen von Beschaffungssoftware Sie verwenden sollten, um Ihre Arbeit zu unterstützen. Es gibt viele Arten von Beschaffungssoftware. Von der Ausgabenanalyse über die Beschaffung bis hin zum Lieferantenmanagement haben sich die Beschaffungssysteme so entwickelt, dass es für eine bestimmte Aufgabe eine bestimmte Form gibt.

So soll eProcurement beispielsweise den Informations- und Kommunikationsaustausch zwischen Kunden und Lieferanten erleichtern und unterstützen. Auf der anderen Seite sollen Beschaffungssysteme zur Ermittlung von Lieferanten Ihnen helfen, Lieferanten zu finden, die Ihren Kriterien entsprechen. Finden Sie heraus, welche Art von System Sie benötigen, je nachdem, welche Informationen Sie von dem System erhalten möchten. Auf diese Weise können Sie Ihre Optionen eingrenzen.

Prüfen Sie, welche Funktionen Sie benötigen

Sie müssen nicht nur entscheiden, welche Art von Beschaffungssoftware Sie bevorzugen, sondern auch festlegen, welche Hauptmerkmale und -funktionen sie haben muss. Werfen Sie einen Blick auf den Beschaffungsprozess und gehen Sie von dort aus.

Wird Ihr Genehmigungsprozess durch einen wenig effizienten Arbeitsablauf behindert? Dann suchen Sie nach einer Beschaffungsplattform, die es Ihnen ermöglicht, die Anfragen zu prüfen, sobald sie eingehen. Machen Sie sich Sorgen über das Finanzkapital, das Sie für den Kauf von Produkten und Dienstleistungen von Ihren Lieferanten verwenden? Dann suchen Sie nach einer Blockchain-Funktion, die Ihre B2B-Zahlungen schützt. Vielleicht benötigen Sie auch ein Tool für die Debitorenbuchhaltung, um Ihren Cashflow besser zu verwalten. Recherchieren Sie für jeden identifizierten Bedarf die Funktionen, die ihn erfüllen können.

Wählen Sie Ihr Bereitstellungsmodell

Die dritte Frage, die Sie sich stellen müssen, dient dazu, Ihre Liste weiter einzugrenzen, indem Sie herausfinden, welche Art der Implementierung Sie für Ihre SaaS-Beschaffungslösung bevorzugen. In diesem Schritt müssen Sie den Unterschied zwischen On-Premise- und Cloud-Lösungen verstehen. Bei ersterer läuft Ihre Beschaffungssoftware über einen Server, der sich in Ihrem Büro befindet. Die Sicherheitsvorkehrungen und die technische Unterstützung hängen davon ab, was Sie ihr bieten können. Cloud-Lösungen hingegen werden von Softwareanbietern verwaltet. Sie ermöglichen mobile Implementierungen Ihrer Software.

Melden Sie sich für kostenlose Testversionen und Demos an

Die Mühe, die Sie in die Beantwortung der vorangegangenen Abschnitte gesteckt haben, sollte Sie zu einer Liste möglicher Beschaffungssoftware-Optionen führen. Prüfen Sie, ob die von Ihnen gewünschten Systeme für kostenlose Testversionen und Demos zur Verfügung stehen. Wenn ja, nutzen Sie die Gelegenheit und probieren Sie alle Funktionen der Beschaffungssoftware aus, die Ihnen angeboten werden. Wenn Sie schon dabei sind, nehmen Sie auch Kontakt mit den Anbietern auf, damit Sie Ihre Fragen stellen können. Unabhängig davon, für welchen Typ Sie sich entscheiden, übernimmt die Beschaffungssoftware mehrere wichtige Aufgaben wie Datenanalyse, intelligente Verträge und Auftragsverwaltung. Stellen Sie sicher, dass die Software Ihre Erwartungen erfüllt.

Ermitteln Sie Kosten und ROI

Am Ende müssen Sie sich die Frage stellen, ob die Beschaffungssoftware den Preis wert ist, den Sie zahlen müssen. Recherchieren Sie Statistiken über Supply-Chain-Software und prüfen Sie, ob Sie mit der gewünschten Beschaffungssoftware mit den Trends auf dem Markt mithalten können. Werfen Sie einen Blick auf die Finanzdaten Ihres Unternehmens und ermitteln Sie den ROI, wenn Sie sich für das System Ihrer Wahl entscheiden. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine kosteneffiziente Entscheidung treffen, denn davon hängt es ab, ob Sie von dieser Investition profitieren werden.

Fazit

Die aktuellen Ereignisse haben deutlich gemacht, dass Unternehmen zumindest einen Backup-Plan für ihre Abläufe benötigen. Die Unterstützung durch Technologie kann die Lösung für dieses Problem sein. Bei der Auswahl der richtigen Software für Ihr Unternehmen gibt es jedoch einige Fallstricke zu überwinden. Nehmen Sie sich daher die nötige Zeit und stellen Sie alle Fragen, die Sie stellen müssen. Auf diese Weise können Sie Vertrauen in das System gewinnen, für das Sie sich letztendlich entscheiden.

So bietet z. B. etender.info eine Beschaffungssoftware an, die alle Funktionen enthält, die Ihr Unternehmen benötigt, ohne dass zusätzliche Funktionen hinzugefügt werden müssen – und die gleichzeitig eine künftige Skalierbarkeit und Erweiterung auf nahtlose und unterbrechungsfreie Weise ermöglicht.